ไม่รู้จะเริ่มระบบตามสอบย้อนกลับอย่างไรดี?
ไม่รู้จะเริ่มระบบตามสอบย้อนกลับอย่างไรดี?
คุณสหัส รัตนะโสภณชัย
Assistant Vice President: Hygiene Business
Betagro Group sahas@betagro.com
เกริ่นหัวนำมาแบบนี้เพราะมีโรงงานหลายแห่งที่ไม่เข้าใจว่าระบบตรวจสอบย้อนกลับหรือตามสอบที่ทางโรงงานมีอยู่นั้นเพียงพอหรือไม่ ถ้าไม่เพียงพอต้องทำอย่างไร หรือจะเริ่มอย่างไรจึงจะถูกต้องตามมาตรฐาน และมาตรฐานนั้นต้องใช้ของใครเป็นเกณฑ์ เพราะมีทั้งของยุโรป สหรัฐอเมริกา ญี่ปุ่น หรือของไทยเราเอง
ในกฎหมายเมืองไทย เรื่องระบบตามสอบหรือที่เรียกว่า Traceability นั้นไม่มีกฎหมายบังคับไว้ว่าต้องทำอย่างไร จึงเป็นเพียงข้อกำหนดตามสมัครใจใครจะทำอย่างไรก็ได้ แค่ไหนก็ได้ แต่หากเป็นลูกค้าต่างประเทศ โดยเฉพาะยุโรปมักเน้นให้สืบค้นไปยังต้นตอหน้าและถอยหลังไปหนึ่ง เพื่อให้รู้ที่มาที่ไปว่าสินค้านี้มาจากไหน แต่ไม่ได้หมายความว่ารู้ว่าผลิตจากโรงงานใดก็พอ แต่ต้องรู้ว่าวัตถุดิบนั้นมาจากที่ใดด้วย สุดท้ายแล้วต้องรู้ให้ได้ว่ามาจากวัตถุดิบแหล่งใด มีที่มาที่ไปอย่างไร สินค้านั้นกำลังถูกส่งไปที่ใด เผื่อเกิดปัญหาจะได้ตามกลับคืนมาได้อย่างรวดเร็ว เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วระบบตามสอบย้อนกลับหรือ Traceability ควรเริ่มอย่างไรดีในระยะเริ่มต้น
แนวคิดเริ่มต้นในการเริ่มระบบตามสอบย้อนกลับ
- ระบบตามสอบเดิมเป็นอย่างไร ตอบสนองความต้องการของเราและลูกค้าของเราเพียงพอหรือไม่ หากที่มีอยู่เพียงพอแล้ว การทำอะไรไปมากกว่านั้นขึ้นกับว่าจะพัฒนาอะไรต่อไปอย่างไร
- ตั้งจุดประสงค์ของระบบตามสอบให้ชัดเจนว่าต้องการอะไร เช่น เพื่อลดการใช้กระดาษในการบันทึก เพื่อความรวดเร็วในการสอบหาข้อมูล เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลให้ทั่วถึงและเชื่อมโยงถึงกันได้ หรือเพียงแค่เพื่อให้สอบย้อนกลับได้ว่าวัตถุดิบมาจากแหล่งใด การตั้งวัตถุประสงค์จึงเป็นสำคัญเริ่มต้นที่จะพัฒนาระบบต่อไป
- กำหนดขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการว่าต้องการลึกเพียงใด ทั้งนี้ ในส่วนนี้จะขึ้นกับวัตถุประสงค์ที่เราตั้งขึ้น ซึ่งจะทำให้เราทราบว่าเราต้องลงบันทึกข้อมูลในส่วนใดบ้าง เช่น บันทึกข้อมูลด้านคุณภาพต่างๆ ได้แก่ อุณหภูมิเวลาที่ผสม ขั้นตอนการผลิต การควบคุมสิ่งแปลกปลอม แต่การบันทึกข้อมูลมากเกินไปก็อาจทำให้ดูเลอะเทอะ ยุ่งยาก รกรุงรังไม่ได้ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ กลายเป็นเสียเวลาไปโดยใช่เหตุ
- กำหนดจุดเชื่อมโยงต่างๆ ระหว่างหน่วยงานทั้งภายในและภายนอก จะทำให้เห็นว่าเราควรใช้หลักการอะไรในการเชื่อมโยง เช่น ใช้รหัสบาร์โค้ดแบบใด หรือจะใช้เพียงรหัสสินค้าธรรมดาภายในของเราเอง ส่วนใหญ่แล้วมักตั้งรหัสสินค้าภายใน เพราะเป็นรหัสที่เรารับรู้อยู่แล้ว แต่หากต้องส่งออกนอกประเทศความจำเป็นของรหัสสากลก็จะตามมา
- ข้อสุดท้ายก็คือ รวบรวมทั้งหมดแล้วตัดสินใจว่าจะใช้เพียงระบบกระดาษหรือระบบอิเล็กทรอนิกส์ ความคุ้มค่าที่ต้องลงทุนจะคุ้มหรือไม่ การตัดสินใจนี้ต้องให้เจ้าของเป็นผู้ตัดสินใจเองว่าจะดำเนินการในลักษณะใด เพื่อคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่จะทำระบบต่อไป
ทั้งหมดเป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ก้าวต่อไปจะเป็นเรื่องในรายละเอียดของการจัดการว่าจะจัดการอย่างไร มีอุปสรรคอะไรบ้าง จะดำเนินการแก้ไขอย่างไรให้บรรลุตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ และเมื่อเดินทางไปถึงจุดหมายที่ตั้งไว้แล้ว เราอาจเห็นคุณประโยชน์ที่มากมากเกิดขึ้น จนต้องต่อไปเป็นภาคที่สองหรือสาม...เมื่อถึงเวลานั้นเราจะเป็นผู้นำคนหนึ่งของระบบ
ที่มา : หนังสือ FOOD focus Thailand (January 2016 Vol.11 No.118 หน้า48-49)
